Eventos, can’t live with them, can’t live without them

Muito parecido com a máxima que o mundo masculino usa quanto ao poder sedutor das mulheres, assim é a caracterização do mundo do marketing empresarial relativamente aos eventos.

Nada mais sedutor e penoso que o planeamento e gestão de eventos para qualquer gestor de marketing e comunicação, pois são momentos em que toda a máquina de marketing é colocada à prova. Pondo todas as equipas em alerta geral com a necessidade de procurar fazer algo que seja suficientemente distintivo que leve a que todos os seus públicos (clientes, prospects, parceiros, imprensa) a quererem estar presentes.

O momento em que o evento decorre é importante, porém não é o clímax, ao contrário do que se possa imaginar. Nesse momento já não há mais nada a fazer, a não ser aplicar tudo o que está definido nos programas. É no pré-evento que os esforços realmente têm de estar bem focados, começando pela definição correcta e coerente dos objectivos a alcançar com o evento, o que se quer dizer, como se quer transmitir a mensagem e que grupos alvo se quer alcançar. Cada um destes passos são essenciais e críticos para o sucesso da acção.

A originalidade nem sempre é obrigatória, pois é bem mais importante ter um programa, mesmo que clássico, bem estruturado e com bons conteúdos do que um modelo de evento fora do normal e cheio de originalidade e que leve os participantes a ter alguma dificuldade em compreender logo à partida o propósito e objectivos da acção.

A essência de um evento centra-se neste planeamento e gestão criteriosa de todos os passos, recursos necessários, budget a alocar, parceiros a escolher para a implementação do evento, convidados para discursar. No dia do evento existem sempre três momentos em que temos de planear e conseguir dosear a nível de esforços pessoais e de equipas que se prendem com as preparações finais do espaço ou seja o pré-evento, o evento em si, o qual começa com a chegada dos primeiros convidados e o pós evento. Cada uma destas fases tem as suas particularidades que não podem ser descuradas.

No pré-evento é quando todo o planeamento é feito e toda a execução e produção de materiais se realiza, o que pode levar desde um ou dois dias a semanas ou mesmo meses, consoante a complexidade do evento. Nesta fase o planear e acompanhar o decorrer de todos os passos que levarão até ao dia do evento são cruciais e terão mesmo de ser controlados ao ínfimo pormenor, de modo a que haja tempo para alterar o que for necessário em tempo útil. No dia do evento os preparativos finais, não são somente colocar cadeiras, acertar a área multimédia e definir locais de recepção. Neste dia tudo tem de ser revisto de fio a pavio enquanto se coloca em cada espaço os pormenores e detalhes finais. Não se deixe nunca ficar preso por esses detalhes, enquanto gestor tem de ter os detalhes e pormenores controlados, mas tem de ter um plano mais alargado e abrangente do que será o evento e qual o papel de todos os seus intervenientes. Nunca deixe de fazer o briefing final com cada equipa de trabalho, pois é aí que os detalhes têm de ser trabalhados.

Durante o evento, a preocupação tem de se focar nos convidados e participantes, se tudo está do seu agrado, se estão confortáveis, se estão a apreciar todo o ambiente que criou para eles, bem como gerir a agenda e que tudo se cumpra dentro do tempo estipulado, pois não há nada pior que um evento que não cumpre minimamente os horários estipulados. Tenha sempre em atenção este pormenor do tempo, incluindo sempre uma pequena margem temporal que permita facilmente recuperar de atrasos sem ter de cortar no que é essencial, os conteúdos.

No pós-evento há que ter sempre equipas destacadas para as arrumações e levantamento dos materiais excedentes. Equipas estas que têm de estar prontas para atuar, mal os espaços fiquem sem participantes, pois não há nada pior que estar a arrumar ainda com convidados no espaço! Além do cuidado com a parte final do evento, há que ter em atenção as listagens de quem esteve e quem faltou, pois é importante fazer esse rescaldo nos dias seguintes, agradecendo a cada um dos participantes e disponibilizando informação resumida do que se passou no evento, bem como fazer um acompanhamento daqueles que não puderam estar presentes e que de uma forma ou de outra podem ter um valor elevado para a marca.

Tal como o briefing com as equipas de trabalho antes do evento começar é importante, também é de destacar a relevância que tem a avaliação do que sucedeu, encontrar os pontos fortes e os pontos fracos, avaliar os resultados das avaliações dos participantes e daí retirar conclusões para melhorar ou manter o caminho definido para o evento em causa.

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